Ser produtivo nem sempre é uma tarefa fácil. Se organizar e aproveitar o tempo da melhor forma possível pode ser bastante desafiador, mas existem alguns artifícios e métodos que podem ser muito úteis para quem deseja enfrentar esse desafio. Se você é uma dessas pessoas e quer aumentar sua produtividade, esse texto é pra você!
Afinal, o que é a Pirâmide da Produtividade?
Em um momento de avanços tecnológicos e em que a rotina se torna cada vez mais
pautada pela nossa capacidade de realizarmos de forma eficiente o que nos é demandado, são várias as técnicas que surgem para potencializar a produtividade.
Em seu livro Produtividade Máxima – como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente, lançado em 2015, a autora Tamara Schwambach Kano Myles delineou um conceito bastante interessante para ajudar as pessoas a serem mais produtivas no dia-a-dia: a pirâmide da produtividade máxima.
Baseada no mesmo princípio da Pirâmide de Maslow – em que cada nível depende dos anteriores para ser alcançado -, a pirâmide da produtividade máxima tem como objetivo nos auxiliar a realizarmos nossos projetos pessoais com a maior eficiência e o menor nível de estresse possíveis.
O passo a passo do sucesso
A pirâmide da produtividade funciona por meio da hierarquização de 5 níveis a serem alcançados, sendo que a passagem para o próximo nível depende da conquista dos anteriores. Isso porque é muito importante que cada aspecto da pirâmide seja bem desenvolvido e executado antes que o próximo possa ser pensado.
Trata-se de uma estratégia muito comum e eficaz de divisão em etapas que impede que a pressa atrapalhe a conquista de objetivos. Isso torna o processo mais simples e organizado.
A seguir, vamos conferir como cada uma das etapas da pirâmide da produtividade funciona!
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Organização espacial
Assim como na Pirâmide de Maslow, os níveis mais essenciais da Pirâmide da Produtividade são os que estão na base.
A organização pessoal é o ponto de partida para otimizar a produtividade e consiste em manter seu ambiente de trabalho limpo, organizado e estrategicamente ordenado.
Para muitas pessoas, principalmente aquelas que trabalham em contextos corporativos, isso significa lidar com documentos, correspondências, livros e papéis que, quando desorganizados, podem te fazer perder tempo e tirar sua concentração.
Em seu livro, Tamara Myles sugere a divisão da papelada em 3 pilhas, chamadas pela autora de 3R’s: Reciclar, Resolver e Reter. Os papéis que estiverem na pilha Reciclar serão descartados, enquanto os que fazem parte da divisão Resolver serão postos em andamento e aqueles designados para a pilha Reter poderão ser arquivados da maneira que você achar melhor.
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Organização eletrônica
É fácil se perder em meio às diversas tecnologias que pautam nosso dia-a-dia. A organização eletrônica visa justamente evitar essa confusão que pode acontecer quando os arquivos de nossos dispositivos eletrônicos estão desordenados.
É muito importante, nesse nível, que você organize todas as suas informações online – sejam elas documentos, recursos comunicacionais, pastas, aplicativos ou até mesmo sua caixa de e-mail.
Tirar um tempo para organizar seus e-mails e criar pastas para desentulhar sua área de trabalho pode ser uma boa ideia para começar o seu processo de ordenação eletrônica.
Além disso, um dos recursos mais conhecidos para ajudar na organização eletrônica é o Evernote, um software que te permite criar notas inteligentes para organizar suas informações e tarefas.
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Gerenciamento do tempo
Saber organizar o seu tempo é uma habilidade central para maximizar a produtividade. Nossa vida é organizada em horas, minutos e segundos, e é muito fácil perder o controle da passagem do tempo e acabar deixando de fazer tarefas importantes.
Para que isso não ocorra, devemos elaborar estratégias de gerenciamento do tempo e das nossas escolhas, que devem sempre se basear em nossos objetivos. Tamara Myles sugere, para esse fim, o uso da técnica dos 3 P’s: Planejar, Priorizar e Produzir.
O planejamento se trata da definição do que deve ser feito, a priorização é o momento de elaborar uma ordem de importância das tarefas que devem ser realizadas e a produção é quando você deverá executar o que foi planejado.
Gerenciar o tempo é mais do que uma questão de visualizar e colocar suas tarefas e intenções no papel: saber priorizar demandas de acordo com o prazo, a dificuldade e a importância é essencial para otimizar o seu uso do tempo.
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Alinhamento de atividades e objetivos
O nível 4 da pirâmide da produtividade pode ser traduzido na definição e execução do seu propósito. Esse é o momento de se fazer algumas perguntas sobre o que você deseja alcançar. Quais são os meus objetivos? Eu estou trabalhando para alcançá-los? Será que minha ocupação atual e meus métodos condizem com o meu propósito?
Para que alcancemos nossos objetivos, é essencial que nossas atividades estejam alinhadas com eles. Isso quer dizer que não adianta, por exemplo, querer ser referência em algum cargo na sua empresa se você não busca cursos e qualificações e está sempre chegando atrasado para o trabalho.
A autora Tamara Myles concebeu um esquema de criação de metas que se baseia justamente nesse alinhamento. As chamadas metas SMART devem ser específicas (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (attainable), relevantes (relevant) e ter um prazo (timely).
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Possibilidades
Finalmente, o topo da pirâmide é representado por um estado em que o que você almeja pode ser de fato alcançado. Dessa forma, são abertas portas e surgem novas possibilidades de experiências pessoais.
O nível das possibilidades é marcado pela confiança em si mesmo e pela busca de novidades estimulantes, como fazer um novo curso, estudar um idioma e até mesmo aprender uma dança.
Nessa etapa, é muito importante que você busque, segundo Tamara Myles, empolgar-se, envolver-se, empoderar-se, evoluir e explorar as possibilidades que uma vida produtiva traz.
Saiba o que funciona para você e mãos à obra!
A pirâmide da produtividade é um recurso muito interessante para você que deseja otimizar a sua produtividade em um nível cotidiano. Cada nível dessa estrutura tem grande importância para o alcance de seus objetivos de forma eficaz e pode ser trabalhado das mais diversas formas.
Agora que você já conhece o passo a passo do sucesso, é só colocá-lo em prática e lembrar que cada um de nós funciona de uma maneira e, portanto, é essencial, antes de tudo, que você conheça a si mesmo e saiba definir os métodos que geram mais resultados para você!
Gostou de saber mais sobre a pirâmide da produtividade? Então confira essas dicas incríveis para aumentar sua produtividade no ambiente de trabalho!
