As empresas estão sempre trabalhando em um ritmo acelerado e em alguns momentos isso pode resultar em uma forte desorganização por parte dos funcionários.
Quando falamos de projetos, a história não muda muito, por isso gerenciar e acompanhar os projetos que rodam dentro da sua empresa é um processo indispensável.
Mas afinal, o que é considerado um projeto?
Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Essa atividade tem prazo e orçamento pré-definidos pelo gerente do projeto em conjunto com a equipe que vai executá-lo.
O projeto segue as principais etapas: início, planejamento, execução, monitoramento e controle, e por fim o encerramento. Além disso, a presença de um gestor do projeto é extremamente necessária em cada um desses processos que iremos detalhar abaixo:
1- Início:
É função do gerente do projeto avisar a equipe que o projeto vai se iniciar. Em alguns casos apenas um e-mail é necessário, mas em outros um contrato deve ser assinado. Nos dois casos, ou em qualquer outro, o gestor deve estar presente intermediando a situação.
2- Planejamento:
Juntamente com a equipe selecionada, o gerente deve estabelecer prazos e estratégias para o projeto ser executado. É função dele definir o que é viável para a empresa e para os funcionários, sempre visando uma boa realização do projeto, o desenvolvimento dos membros envolvidos e, em muitos momentos, o lucro da empresa.
3- Execução:
O gestor precisa assegurar que tudo está devidamente pronto para o projeto começar a rodar, se todos os membros da equipe estão cientes de tudo, se todos os recursos se encontram à disposição, etc.
4- Monitoramento e Controle:
Provavelmente essa é uma das partes mais importantes do projeto: acompanhar de perto tudo que está acontecendo e julgar se as etapas estão sendo concluídas com sucesso e dentro dos prazos estabelecidos. É de extrema importância que o gestor esteja 100% por dentro de todos os processos, além de estar à disposição para resolver qualquer problema.
5- Encerramento:
Por fim, é função do gestor finalizar o projeto. Ele deve averiguar se tudo foi cumprido com excelência e se houve satisfação em relação ao projeto realizado, além de avisar a equipe sobre o fim do projeto e assinar possíveis documentos.
Após definir bem todos esses processos do projeto é possível visualizar a importância de gerenciar e acompanhar os projetos dentro da empresa.
Passar por esses cinco processos básicos, entretanto, não é o suficiente. Existem outras estratégias para o gerenciamento de projetos que valem a pena serem apontadas, como:
Dedique tempo à comunicação interna
Nunca se esqueça: quando a equipe não sabe muito bem o que está acontecendo no projeto ou quando algo está saindo do planejamento, começam a surgir boatos e fofocas.
Essa situação pode prejudicar o projeto de várias formas. Assim, o gerente deve evitá-la a qualquer custo. Ser transparente e aberto com a equipe são características muito valorizadas em um gestor e que melhoram muito a comunicação interna durante o projeto.
Detalhe os projetos
Defina os detalhes do projeto: esse é um processo que não pode faltar na etapa de planejamento. Nesse momento um escopo do que deve e do que não deve ser feito ao longo do projeto deve ser definido, sempre se atentando aos detalhes. Colocar prioridades nos processos e destacar os mais essenciais auxilia muito na organização do projeto.
Conheça sua equipe
É muito importante que o gerente do projeto conheça o interesse de todos os envolvidos no processo, não só os dos membros da equipe que vão executar o projeto, mas dos clientes finais.
É complicado contar com o trabalho de alguém desconhecido. Desta forma, é recomendado levar um tempo a mais conversando com os membros, entendendo bem como funciona a forma de trabalhar e de pensar de cada um.
Seja proativo
Provavelmente uma das dicas mais óbvias, porém uma das mais valiosas para um gestor de projetos. A equipe irá se espelhar nas atitudes do gestor, por isso se mostrar uma pessoa com vontade de trabalhar e de resolver problemas rapidamente deixa a equipe motivada para a realização do projeto.
Como vimos no início do texto, um bom gerenciamento de projetos determina a organização de uma empresa, por isso é um processo tão necessário e que merece muita atenção.
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