Durante um projeto, é importante que toda a equipe saiba o que cada membro do time está fazendo e em que fase se encontra. Porém, isso é difícil de acontecer se a empresa não possui uma metodologia testada para ajudar na organização. Se é o seu caso, esse texto é ideal para você!
Dito isso, o Método Kanban é uma metodologia ágil que proporciona uma forma visual de gerenciar e conduzir trabalhos. Com ele, a equipe é capaz de saber em que fase cada membro se encontra, o que falta para finalizar e acompanhar o desenvolvimento do projeto e seus prazos. Esse método visa otimizar a gestão do trabalho e aumentar a produtividade.
Com o objetivo de substituir o modelo da época e de melhorar os resultados, a Metodologia Kanban foi desenvolvida pela Toyota na década de 60. A partir desse sistema houve uma melhoria na comunicação dentro da empresa e no controle de estoque, uma vez que visualmente era mais fácil identificar o que precisava ser reposto. Por essa facilidade de aplicação, o Kanban acabou se expandindo para outras indústrias.
O que é o método kanban?
Conforme a tradução, o termo japonês Kanban significa “cartão”, assim, para visualizar as tarefas e estoque, utiliza-se cartões ou “post-its” coloridos.
A Metodologia Kanban visa a maximizar a eficiência do trabalho e visualizá-lo. Pode-se dizer que é uma metodologia ágil – permite as tarefas serem gerenciadas com rapidez – e visual – por ocorrer a partir de colunas de cartões coloridos que facilitam a visualização dos processos.
Como usar o kanban?
Para começar a usar o kanban na prática é necessário um local para criar o quadro (uma parede, um quadro em branco ou até mesmo uma parede de vidro). Esse quadro também pode ser digital, existem várias plataformas que o disponibilizam pronto, como o Pipefy e o Trello. Além disso, você pode criar seu quadro no Excel.
A partir da escolha do local, é preciso conhecer os cinco componentes principais do método: Sinais Visuais (cartões ou tags com o nome das tarefas), listas ou colunas, pessoa responsável, prazo e comprometimento.
O fluxo mais conhecido do Kanban é: “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Porém esse modelo pode ser adaptado a suas necessidades. Vamos analisar o exemplo a seguir:
Documentos
Essa lista é onde colocamos todos os documentos do projeto: contrato, briefings, pesquisas, tudo que não for o serviço em si fica armazenado aqui. (mais utilizado nas versões digitais).
Backlog
Essa é a lista na qual a tarefa dos projetos são criadas em cartões individuais. As tarefas a serem realizadas no futuro também podem constar nessa lista, dando uma visão geral do que falta para o projeto acabar.
Em elaboração
Essa lista pode existir caso seu projeto precise de pesquisas antes de ser colocado em prática. Aqui os cards que estavam no backlog são aprofundados e são coletadas todas as informações necessárias para a realização da tarefa.
Em andamento
É nessa lista que as tarefas que estão sendo realizadas devem ficar. Todo o time pode ter cartões nessa lista. Se for em uma plataforma digital, os membros das equipes podem comentar no card de seus colegas perguntando como está o trabalho.
Revisão/teste
Caso necessário, pode-se criar a lista para os card que estão em revisão ou que precisam de outra pessoa olhando antes de seguir adiante.
Em Aprovação
Caso seu serviço precise da aprovação do cliente ou de algum superior, pode existir essa lista.
Ajuste
Caso haja alguma alteração, o card vai para essa lista.
Concluído/ feito
Quando a tarefa estiver pronta ela vem para cá!
É importante ressaltar que essas colunas e o fluxo de funcionamento podem ser modificados a partir das necessidades específicas de cada empresa e projeto. Por exemplo: se for um serviço de criação de vídeo podemos destrinchar as etapas em: Documentos; Backlog; Roteiro; Revisão; Gravação; Edição e Concluído.
Quais os tipos de kanban?
O método Kanban pode ser utilizado para movimentação e produção, sendo o primeiro ideal para indústrias.
Produção
O kanban de produção é focado na gestão de tarefas, como o exemplo dado acima. Na sua forma mais simples é dividido entre as três colunas: A Fazer, Fazendo e Feito. A Equipe vai reposicionando os cartões na medida que vai realizando as tarefas, cada cartão representa uma entrega.
Essa forma é mais utilizada por equipes que precisam realizar entregas, ou para organização pessoal.
Movimentação
O Kanban de movimentação é utilizado por indústrias para controlar a entrada e saída de mercadorias do estoque, equilibrando os produtos disponíveis com a produção.
Cada cartão representa a necessidade de um produto e vão sendo reposicionados a partir da demanda do estoque. Eles podem ser internos – controlando o estoque disponível – ou externos – organizando a demanda necessária para os fornecedores.
É muito comum utilizarem legenda de cores nos cartões, sendo vermelho uma demanda urgente, amarelo a em alerta e verde o que tem em estoque.
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