Comunicação interna em tempos de Home Office

O Home Office tem várias vantagens. Quem nunca quis, em alguns momentos, trabalhar no conforto da própria casa, o mais perto possível da cozinha? Entretanto, é um fato: é impossível que os membros da empresa não fiquem mais distantes com o Home Office. 

A comunicação no dia a dia é imprescindível não só para o clima da empresa, mas até mesmo para os alinhamentos dos trabalhos. No trabalho presencial, quando você precisa da ajuda de um membro da sua equipe, é só se virar para trás que ele estará ali ao seu alcance e pronto para te ajudar. Durante o home office não pode ser muito diferente disso, mas isso não significa que se comunicar, e se comunicar bem, é simples.

Assim, é importante incentivar uma grande atenção sobre os aplicativos de comunicação, horários de reuniões e as forma como você redige uma mensagem, para que desentendimentos e falhas na comunicação, possam ser evitados.

Com a quarentena, a Cria precisou adaptar completamente sua realidade para que a comunicação interna não se tornasse um ponto fraco para a empresa.

Para isso, todos se movimentaram para garantir que sofrêssemos pouco com o Home Office e resolvemos trazer para você algumas dicas que estão funcionando para a nossa empresa. Confira a seguir:

1 Alinhamentos

O mais importante, antes de tudo, é ter um alinhamento quanto à realidade da empresa. Todos os membros precisam entender as dificuldades de se trabalhar a distância e que isso pode, sim, ter bons frutos, mas é importante ter cuidado para que a comunicação não se perca.

É importante que seja sempre falado a respeito desses cuidados, seja para ficar atento aos aplicativos de conversa, ou para buscar formas de melhor organização ao longo do dia, fazer o tempo render ou para se lembrar das reuniões marcadas. 

2 Usar e abusar dos aplicativos de chamada de vídeo

Infelizmente, não é possível ter o contato físico com o home office, mas nem por isso devemos ficar escondidos do restante da empresa, pelo contrário, devemos procurar formas de aparecer.

Dessa forma, é importante fazer dos aplicativos de chamada de vídeo os nossos maiores aliados, usá-los como ferramenta para reuniões e discussões mais longas ou importantes. Assim, desapegue logo do áudio do WhatsApp e conheça o Hangouts e o Zoom.

Tais aplicativos estão sendo muito usados atualmente, pois ambos possibilitam a presença de uma grande quantidade de pessoas nas chamadas e facilitam a comunicação.

3 Reuniões Semanais

Falando em chamada de vídeo, caso o seu negócio ainda não tenha o hábito de realizar reuniões semanais para cada departamento, é muito importante que comece logo.

Essa é uma ótima forma de garantir o contato entre os membros da empresa e uma comunicação funcional. Cada negócio pode fazer da forma que melhor encaixar em sua empresa.

Por exemplo, na Cria, nossas reuniões são muito importantes para fazer atualizações sobre os projetos que estamos produzindo, e para discutir assuntos importantes, em que é necessária a participação de todos os membros do núcleo.

Por meio de pautas, as horas são muito bem aproveitadas e o rendimento é excelente, uma vez que saímos com planos de ação para cada problema apresentado. Reuniões semanais só têm a agregar!

4 Use um aplicativo apenas para o trabalho

Algo que dificulta muito uma comunicação interna é quando não se tem um aplicativo específico para discutir assuntos referentes ao trabalho. A empresa utiliza apenas o WhatsApp pode se prejudicar de várias formas, bem como prejudicar a qualidade de vida do empregado.

Mas por que isso? Então, ao misturar aplicativos de trabalho e lazer, é muito provável que mensagens e conversas irão se perder ao longo do dia. Isso pode ser muito prejudicial, caso seja algum assunto extremamente importante ou urgente.

Além disso, muitas vezes, é difícil para o funcionário se desligar do trabalho quando o expediente finaliza, pois pode chegar mensagens do serviço após o horário final. Isso pode, até mesmo, acabar interferindo na satisfação do membro com a empresa.

O Slack e o Telegram são opções bem interessantes e, caso seja viável para a empresa, pode ser criado um grupo no WhatsApp para conversas mais descontraídas, o que pode inclusive contribuir para a aproximação dos membros.

5 Tenha um grupo somente para enviar informações relevantes

Quando a sua maior forma de comunicação acontece no meio virtual, é comum que mensagens importantes se percam no meio das conversas. Dessa forma, para garantir que nenhuma informação e aviso irá se perder, crie um grupo voltado apenas para isso. Assim, prazos e eventos podem ser mandados ou relembrados no grupo com poucas mensagens e, assim, todos os membros estarão sempre cientes.

Incentive que todos confiram o grupo com frequência e, de acordo com o aplicativo, você terá a possibilidade de restringir o grupo para que apenas uma pessoa mande as mensagens, contribuindo para a organização.

6 Momentos que vão para além das atualizações

Os momentos diários de encontro no trabalho são essenciais para que os membros da empresa se aproximem, o que contribui para um clima melhor e para o sentimento de trabalho em equipe.

Entretanto, com o home office, ocorre um distanciamento natural, o que pode prejudicar tanto os relacionamentos, quanto os resultados da empresa.

Dessa forma, é essencial que se tenha atenção para esses pontos. A partir disso, é possível atuar por meio da realização de dinâmicas entre os membros e momentos de integração. É preciso ver essas reuniões como investimento e, a partir dos alinhamentos abordados no primeiro tópico, incentivar que a empresa os veja desta forma também.

Integração

Assim, é importante realizar momentos de união e integração e, antes de tudo, priorizar que você conheça a empresa e entenda o que eles gostariam de praticar.

É válido, inclusive, pedir sugestões para os membros, lembrando que o Stop e o Gartic estão sendo os queridinhos do Home Office nesta quarentena.

Outras sugestões são brincadeiras fáceis de serem adaptadas para o meio virtual. Uma delas é a duas verdades e uma mentira – para promover um maior conhecimento da equipe e dos outros membros. Outra bastante legal é pedir que cada pessoa leve um objeto que represente a sua história, assim todos podem tentar adivinhar o significado e a pessoa explica-lo. 

Construção

Entretanto, não devemos nos prender a eles. Momentos de construção e com objetivos para além dessa união, são de extrema importância também. Dessa forma, é interessante buscar por modelos que incentivem a construção em conjunto e trabalhem técnicas que impactam diretamente no trabalho em conjunto como vulnerabilidade e confiança.

A partir disso, você irá contribuir de diversas formas para uma boa comunicação, uma maior empatia entre os membros e, consequentemente, a aproximação deles . As vantagens são diversas!

Dica extra: caso o Home Office seja uma nova realidade para a empresa, é importante que cada empregado seja consultado a respeito das suas condições para se trabalhar à distância.

É importante lembrar que nem todos terão uma internet boa, um computador ou até mesmo um ambiente que potencialize sua produtividade. Além de ser necessário um acompanhamento mais próximo da pessoa, busque modos de facilitar a sua vida para que nem sua saúde mental e nem o seu rendimento sejam prejudicados!

As dicas são essas! Mas, mais importante do que seguir cada uma delas, é entender como elas podem ser melhor aplicadas na sua realidade. Lembre-se que cada empresa tem um funcionamento, as próprias necessidades, bem como um perfil de funcionários!

Caso seja necessário, rode formulários ou consulte o maior número de pessoas possível, entenda o modo de trabalho dos seus funcionários e as formas de potencializar os costumes que mais irão favorecer a sua empresa. Assim, você terá maiores chances de atingir uma comunicação interna de sucesso!