Ser produtivo nem sempre é fácil, às vezes nos enrolamos, deixamos tudo para em cima da hora e nos desesperamos com a chegada do prazo, principalmente quando estamos em home office. Para te ajudar nessa organização, separamos 3 metodologias que te auxiliarão a priorizar tarefas, não ficar travado e conseguir ser mais produtivo e entregar tudo no prazo.
Benefícios de se organizar
Antes de falarmos sobre como nos organizamos melhor, vamos pensar um pouco: porquê se preocupar em gerir o tempo?
Nos organizar é muito importante para não nos perdemos no processo. Quando planejamos o que vamos fazer conseguimos ser mais produtivos e dessa forma fazer o nosso tempo render mais.
No home office temos a tendência a confundirmos a vida pessoal com o trabalho, o que nos atrapalha e nos deixa mais susceptíveis a procrastinamos.
Essas metodologias são simples e as explicaremos mais adiante. Elas possuem alguns benefícios como:
- ajudar na priorização de tarefas e organização
- fácil implementação
- ajudar a concluir as tarefas
Metodologias para organização e produtividade
Agora que já sabemos os benefícios dessas metodologias para organizar tarefas, vamos conhecer algumas delas.
Matriz Eisenhower
A Matriz Eisenhower é uma ferramenta que auxilia na hora de definir a prioridade das tarefas. Ela consiste em quatro quadrantes, o de urgência, não urgência, o de importância e não importância.
O objetivo é separar as tarefas nesses quatro quadrantes de acordo com as categorias. Ela te ajudará a definir suas prioridades e visualizar tudo o que deve ser feito.
Matriz GUT
A matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) é uma ferramenta que auxilia na priorização de tarefas. Na Gravidade, você deve pensar em qual o tamanho da tarefa e sua tendência de gerar impactos negativos caso não seja feita. Na Urgência, deve-se pensar os prazos e no tempo que tem para executar a tarefa. Já na Tendência, deve-se levar em consideração as chances da tarefa se agravar caso nada seja feito. Com isso em mente, você já pode começar a montar sua matriz Gut.
O primeiro passo é listar todas as suas tarefas pendentes. Depois de colocar tudo no papel, está na hora de pontuar de 1 a 5 o nível de gravidade, urgência e tendência da tarefa. Na última fase, é necessário fazer um ranking dos problemas, multiplicar GxUxT e o maior valor encontrado será a primeira tarefa que terá que ser feita, e assim sucessivamente. Por último, você ainda pode definir prazos específicos para cada tarefa ser feita.
GTD
GTD (getting things done) é uma metodologia de produtividade. Ela consiste em 5 passos:
- Capturar: anotar todas as coisas que devem ser feitas.
- Esclarecer: analisar a lista feita e ver o que precisa de ação e o que não precisa.
- Organizar: é importante ter essas listas organizadas e de fácil acesso
- Refletir: atualizar as informações e obter perspectivas.
- Engajar: fazer a tarefa com a maior prioridade e focar no que está fazendo e no que precisa ser feito naquele momento, não se distrair com outras tarefas.
Algumas ferramentas podem te ajudar a seguir essas metodologias e tornar o home office mais fácil. Se quiser saber mais, leia o nosso texto: As principais ferramentas para se utilizar no home office. Boa leitura!
