Você sabe o que é a pirâmide da produtividade?

Ser produtivo nem sempre é uma tarefa fácil. Se organizar e aproveitar o tempo da melhor forma possível pode ser bastante desafiador, mas existem alguns artifícios e métodos que podem ser muito úteis para quem deseja enfrentar esse desafio. Se você é uma dessas pessoas e quer aumentar sua produtividade, esse texto é pra você!

Afinal, o que é a Pirâmide da Produtividade?

Em um momento de avanços tecnológicos e em que a rotina se torna cada vez mais

pautada pela nossa capacidade de realizarmos de forma eficiente o que nos é demandado, são várias as técnicas que surgem para potencializar a produtividade.

Em seu livro Produtividade Máxima – como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente, lançado em 2015, a autora Tamara Schwambach Kano Myles delineou um conceito bastante interessante para ajudar as pessoas a serem mais produtivas no dia-a-dia: a pirâmide da produtividade máxima.

Baseada no mesmo princípio da Pirâmide de Maslow – em que cada nível depende dos anteriores para ser alcançado -, a pirâmide da produtividade máxima tem como objetivo nos auxiliar a realizarmos nossos projetos pessoais com a maior eficiência e o menor nível de estresse possíveis.

O passo a passo do sucesso

A pirâmide da produtividade funciona por meio da hierarquização de 5 níveis a serem alcançados, sendo que a passagem para o próximo nível depende da conquista dos anteriores. Isso porque é muito importante que cada aspecto da pirâmide seja bem desenvolvido e executado antes que o próximo possa ser pensado.

Trata-se de uma estratégia muito comum e eficaz de divisão em etapas que impede que a pressa atrapalhe a conquista de objetivos. Isso torna o processo mais simples e organizado.

A seguir, vamos conferir como cada uma das etapas da pirâmide da produtividade funciona!

1. Organização espacial

Assim como na Pirâmide de Maslow, os níveis mais essenciais da Pirâmide da Produtividade são os que estão na base.

A organização pessoal é o ponto de partida para otimizar a produtividade e consiste em manter seu ambiente de trabalho limpo, organizado e estrategicamente ordenado.

Para muitas pessoas, principalmente aquelas que trabalham em contextos corporativos, isso significa lidar com documentos, correspondências, livros e papéis que, quando desorganizados, podem te fazer perder tempo e tirar sua concentração.

Em seu livro, Tamara Myles sugere a divisão da papelada em 3 pilhas, chamadas pela autora de 3R’s: Reciclar, Resolver e Reter. Os papéis que estiverem na pilha Reciclar serão descartados, enquanto os que fazem parte da divisão Resolver serão postos em andamento e aqueles designados para a pilha Reter poderão ser arquivados da maneira que você achar melhor.

2. Organização eletrônica

É fácil se perder em meio às diversas tecnologias que pautam nosso dia-a-dia. A organização eletrônica visa justamente evitar essa confusão que pode acontecer quando os arquivos de nossos dispositivos eletrônicos estão desordenados.

É muito importante, nesse nível, que você organize todas as suas informações online – sejam elas documentos, recursos comunicacionais, pastas, aplicativos ou até mesmo sua caixa de e-mail.

Tirar um tempo para organizar seus e-mails e criar pastas para desentulhar sua área de trabalho pode ser uma boa ideia para começar o seu processo de ordenação eletrônica.

Além disso, um dos recursos mais conhecidos para ajudar na organização eletrônica é o Evernote, um software que te permite criar notas inteligentes para organizar suas informações e tarefas.

3. Gerenciamento do tempo

Saber organizar o seu tempo é uma habilidade central para maximizar a produtividade. Nossa vida é organizada em horas, minutos e segundos, e é muito fácil perder o controle da passagem do tempo e acabar deixando de fazer tarefas importantes.

Para que isso não ocorra, devemos elaborar estratégias de gerenciamento do tempo e das nossas escolhas, que devem sempre se basear em nossos objetivos. Tamara Myles sugere, para esse fim, o uso da técnica dos 3 P’s: Planejar, Priorizar e Produzir.

O planejamento se trata da definição do que deve ser feito, a priorização é o momento de elaborar uma ordem de importância das tarefas que devem ser realizadas e a produção é quando você deverá executar o que foi planejado.

Gerenciar o tempo é mais do que uma questão de visualizar e colocar suas tarefas e intenções no papel: saber priorizar demandas de acordo com o prazo, a dificuldade e a importância é essencial para otimizar o seu uso do tempo.

4. Alinhamento de atividades e objetivos

O nível 4 da pirâmide da produtividade pode ser traduzido na definição e execução do seu propósito. Esse é o momento de se fazer algumas perguntas sobre o que você deseja alcançar. Quais são os meus objetivos? Eu estou trabalhando para alcançá-los? Será que minha ocupação atual e meus métodos condizem com o meu propósito?

Para que alcancemos nossos objetivos, é essencial que nossas atividades estejam alinhadas com eles. Isso quer dizer que não adianta, por exemplo, querer ser referência em algum cargo na sua empresa se você não busca cursos e qualificações e está sempre chegando atrasado para o trabalho.

A autora Tamara Myles concebeu um esquema de criação de metas que se baseia justamente nesse alinhamento. As chamadas metas SMART devem ser específicas (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (attainable), relevantes (relevant) e ter um prazo (timely).

5. Possibilidades

Finalmente, o topo da pirâmide é representado por um estado em que o que você almeja pode ser de fato alcançado. Dessa forma, são abertas portas e surgem novas possibilidades de experiências pessoais.

O nível das possibilidades é marcado pela confiança em si mesmo e pela busca de novidades estimulantes, como fazer um novo curso, estudar um idioma e até mesmo aprender uma dança.

Nessa etapa, é muito importante que você busque, segundo Tamara Myles, empolgar-se, envolver-se, empoderar-se, evoluir e explorar as possibilidades que uma vida produtiva traz.

Saiba o que funciona para você e mãos à obra!

A pirâmide da produtividade é um recurso muito interessante para você que deseja otimizar a sua produtividade em um nível cotidiano. Cada nível dessa estrutura tem grande importância para o alcance de seus objetivos de forma eficaz e pode ser trabalhado das mais diversas formas.

Agora que você já conhece o passo a passo do sucesso, é só colocá-lo em prática e lembrar que cada um de nós funciona de uma maneira e, portanto, é essencial, antes de tudo, que você conheça a si mesmo e saiba definir os métodos que geram mais resultados para você!

Gostou de saber mais sobre a pirâmide da produtividade? Então confira essas dicas incríveis para aumentar sua produtividade no ambiente de trabalho!