Como planejar um evento de sucesso?

Planejar e executar um evento pode parecer uma tarefa simples. Chamar meia dúzia de palestrantes, arranjar um local, divulgar nas redes sociais, e pronto: aí está o seu evento. Bom, se você pensa assim, pode até ser que – com muita sorte e desorganização – você consiga realizá-lo.

No entanto, é esse modelo que cria eventos repetidos e que não se diferenciam em nada de qualquer outro do ramo.

Executar um evento único e que seja realmente capaz de impactar seus participantes não é fácil. Pra isso, fizemos esse checklist com alguns pontos de atenção para que você não esqueça de nada na hora de planejar o seu!

Criar um Planejamento

O primeiro passo é, com certeza, definir o que será o seu evento e conceituá-lo. É isso que irá guiar todo o trabalho da sua equipe, portanto, a definição deve ser muito bem feita. Essa questão inclui definir uma série de coisas, como:

• Qual o propósito do evento? Por que ele existe?
• Quais são seus Stakeholders?
• Qual o público preferencial?
• Qual o modelo do evento?

Essa é a parte mais abstrata do planejamento de um evento, mas não se engane: ela é muito importante.

Você pode fazer essas definição e conceituação através do Canvas. Um Canvas é basicamente uma ferramenta empresarial para criar modelos de negócios, muito utilizada por Startups.

Para a realização de eventos, existe uma adaptação muito interessante disso, que é chamada de Event Canvas.

Estabelecer a comunicação institucional

Um evento, assim como uma empresa, é uma marca. Assim, como qualquer marca, ele precisa de uma comunicação institucional forte e condizente com o canvas que mencionamos acima.

Isso quer dizer a criação de um nome e uma identidade visual atrativa e coesa com os propósitos e o público preferencial do seu evento. Dá uma olhada nesse artigo sobre a importância do design na construção de uma marca.

É a identidade visual que vai guiar toda a sua divulgação e, sem divulgação, ninguém irá ao seu evento! Portanto, atente-se para não negligenciar essa etapa.

Estruturar o evento

Para planejar o evento, você precisa estruturá-lo. Semelhante ao que citamos no Canvas e à criação de um modelo de negócios para qualquer empresa, agora é o momento de refinar o modelo do seu evento.

O que isso quer dizer?

1. Em primeiro lugar, você e sua equipe precisam refinar o modelo: vão haver palestras, workshops, momentos de networking? O evento vai ter uma pegada mais prática ou mais abstrata?
2. Em segundo lugar, qual é sua expectativa de público? Quantas pessoas você quer atingir e impactar? É importante pensar aqui que ao tentar atingir um número muito grande de pessoas, você pode acabar prejudicando a experiência individual de cada um, então tome cuidado!
3. Em terceiro, é necessário pensar sobre a sustentabilidade do seu evento. Isto é, sua empresa é rentável o suficiente para arcar com seus custos, ou você precisará de patrocínios e parcerias? É nesse momento em que deve-se pensar no Planejamento de Gastos e nos demais aspectos financeiros.

Seu evento está começando a engatinhar e agora é necessário começar a pensar nos aspectos para realmente botar a mão na massa. O próximo passo é realizar os mapeamentos.

Mapeamento e Gestão de Risco

Mapear, nesse caso, é basicamente criar uma base com dados e informações necessárias para o seu evento.

Não espere que tudo vai dar certo de primeira, por isso, tenha ciência dos riscos e mapeie diversas possibilidades. Sem um bom mapeamento, repleto de planos B’s e C’s, você pode ficar completamente perdido caso sua primeira opção não dê certo.

Mapeie seu público:

Um evento sem público não é nada! Um evento sem o público ideal também não é significante, e pode inclusive representar danos para a sua marca.

Por isso, entenda, compreenda, interprete e mapeie seus públicos. Assim, você será capaz de adaptar a estratégia do seu evento para eles e ainda garantir a melhor experiência possível para os presentes. Uma forma de fazer isso é através da realização de Grupos Focais.

Mapeie Locais:

Assim como de um público, seu evento precisa de um local, a não ser que seja um evento 100% virtual. O mapeamento de um local deve considerar diversos aspectos, então atente-se a:

• Experiência do participante
• Fácil Acesso
• Preço condizente
• Infraestrutura necessária

A primeira impressão é sempre a que fica. Em eventos, a primeira coisa que visualizamos é o local, então garanta que essa primeira impressão seja positiva nos seus participantes.

Mapeie as parcerias:

O mapeamento é essencial caso você precise de parceiros e patrocinadores, sejam eles para cederem algum benefício, material ou mesmo realizar palestras.

Tome cuidado na escolha. Prefira empresas que sejam condizentes com o seu propósito e com o que sua empresa acredita. Afinal, você não quer criar uma grande contradição comunicacional e ter que gerir uma crise posteriormente. Lembre-se que você está associando sua marca a outra, então todo cuidado é pouco.

Tenha diversas opções e diversos contatos para a realização de parcerias, já que você nem sempre será respondido!

Mapeie os participantes:

Estabelecendo qual o conteúdo e o modelo no qual seu evento vai acontecer, você precisa de pessoas para ministrar esses conteúdos.

Por isso, crie uma grande base de pessoas de interesse para dar os conteúdos, seja ele ministrado através de palestras, workshops, mentorias ou qualquer outro modelo. Tenha em mente que nem sempre as pessoas estarão disponíveis, portanto, tenha sempre um plano B.

Além disso, garanta que você verá o conteúdo antes do dia do seu evento, para garantir que ele atenda às suas demandas.

Divulgue e Execute:

Agora é finalmente a hora de colocar em prática tudo que foi idealizado até aqui. Procure os locais, participantes e patrocinadores mapeados, e garanta que sua programação seja completada com antecedência.

Divulgue então para o público mapeado, escolha as mídias ideais para atingi-lo e coloque em prática sua estratégia de comunicação.

Porém, lembre-se: a execução do evento não pára, mesmo depois do dia! Durante sua realização, a experiência do participante será crucial para que as próximas edições sejam um sucesso. Além disso, a assistência posterior, seja entregando um certificado ou uma pesquisa de satisfação, também deve ser impecável.

Registre os resultados e melhore sempre!

Uma boa gestão do conhecimento é imprescindível para que as próximas edições sejam sempre melhores, e melhorar é uma obrigação! Portanto, registre seus resultados, dificuldades, pontos fortes e fracos.

Por último, uma dica: ao contrário de processos empresariais, um evento não aceita atrasos! Então tenha certeza de ter uma boa equipe e uma assessoria de comunicação capacitada ao seu lado.

Esses são os pontos mais importantes na hora de pensar e planejar um bom evento. Atente-se a todos eles e garanta que obterá êxito no que necessita. Gostou desse artigo ou sentiu falta de algum item no checklist? Deixa um comentário aqui embaixo!